Stavanger Kommune

Om kunden

Stavanger kommune er den fjerde største byen og kommunen i Norge. Den tilbyr et bredt spekter av tjenester og tilbud, inkludert offentlig forvaltning, barneomsorg, utdanning, helse, og omsorgstjenester, ledelse og administrasjon, samt tekniske tjenester.

Bakgrunn

Stavanger Kommune har brukt Decisions siden 2020 og løsningen er godt forankret i organisasjonen. Den benyttes aktivt i ulike typer møter, fra teammøter og prosjektmøter til mer formelle ledermøter. Kommunens mål er alltid å finne verktøy som effektiviserer og strukturerer hverdagen og her passer Decisions perfekt.

Beslutningen om å prøve Decisions AI

Høsten 2024 startet Stavanger Kommune med å teste Decisions AI. Erfaringene var svært positive: 

"Når vi først hadde begynt å bruke Decisions AI, var vi overbeviste – vi bare måtte ha fullversjonen" sier Martha Rødde, seniorrådgiver i Stavanger Kommune. 

Løsningen ble opplevd som intuitiv og enkel å ta i bruk, noe som har bidratt til rask adopsjon.

Effekt på møtehverdagen: en bedre møtekultur

Rødde bruker Decisions i flere typer møter. Hun meldte seg med det samme da Kommunen skulle starte testingen av Decisions AI og trekker frem hvordan løsningen har forbedret ledermøtene: 

"Decisions har vært med å strukturere møtene våre, og det er enklere å lage en bedre agenda med tydelige agendapunkter og innhold på sakene."

Rødde fremhever at hele møteprosessen fra planlegging, via gjennomføring, til etterarbeid og oppfølging, har blitt enklere og mer strukturert. Deltakere kan enkelt legge inn saker i forkant av møtet, dele dokumenter og være bedre forberedt til møtet. Og så holder alle seg lettere til agendapunkt og tid.

Decisions AI – en ny opplevelse og en stor effektiviseringsgevinst

Innføringen av Decisions AI har påvirket selve møtegjennomføringen: 

"Endelig slipper jeg å sitte og ta stikkord", sier Rødde. "Du får en helt annen opplevelse av å være med i møtet. Referenten kan faktisk delta aktivt, uten å bekymre seg for å få med seg alt."

De fleste kjenner seg igjen i at når man har vært i et møte, haster man videre til neste, og det kan ta tid før man får satt seg ned for å skrive referatet. Da kan mye være glemt. Med Decisions AI legger du grunnlaget som gjør at du automatisk kan generere et referat eller en oppsummering. Dette sparer både tid og energi ifølge Rødde: 

"Du kan korte ned etterarbeidet veldig, så jeg jobber mer effektivt. Det fungerer helt optimalt."

Decisions AI hjelper også alle de som ikke trives med å skrive og formulere tekster, både i utarbeidelse av agendaer og referater. Dette gjør rett og slett livet enklere for veldig mange på flere måter. Det generes referater med både beslutninger og oppfølgingspunkter som kan brukes direkte eller som man kan gjøre mindre justeringer i. Det er ikke behov for å finne de gode formuleringene eller bruke tid på strukturering av verken agenda eller referat.

En fremtid med Decisions

For Stavanger Kommune har Decisions blitt et viktig verktøy for å skape struktur og effektivitet i møter: 

"Decisions er med på å lette hverdagen til folk. Jeg ser en stor effektiviseringsgevinst, absolutt. Alle ser på Decisions som en stor hjelp i det daglige", sier Rødde fornøyd. 

Med fortsatt utforsking av flere funksjoner i Decisions, ser Martha frem til å videreutvikle bruken og hente enda mer verdi ut av løsningen for å forenkle hverdagen. 

"Selvfølgelig skal vi bruke Decisions. Jeg gleder meg til fortsettelsen."