Guide for gjennomføring av digitale fjernmøter

For administrator

Opprette Team

Opprette fjernmøte

   Roller i møte

Sette opp saksliste

   Opprette vedtak før og under møtet

Gjennomføring av fjernmøter

   Hvordan legge ut talerlister

   Hvordan starte og legge ut voteringer

       Votering over flere alternativer

For deltakere

Delta i møtet

Taleliste - hvordan be om ordet

Votering - Hvordan avgi stemme og se resultat

Eksterne brukere - Hvordan logge seg på

Oppsett av team 

Opprett et team per organ/utvalg/råd/komite. Det anbefales at det opprettes en kanal for hver av møteseriene innenfor dette teamet (f.eks. Kommunestyremøter). Legg til en Decisions fane med møteoversikten for kanalen. Kall denne fanen Møter, Møtekalender eller lignende. 

Inviter inn medlemmene i Teamet - både brukere i organisasjonen og utenfor med epost adresse.  

Til toppen

Hvordan opprette fjernmøte 

Gå inn i Teams-kalender.  Skriv inn tittel, velg dato og klokkeslett. 

Velg kanal (f.eks. kanalen Kommunestyremøter under teamet Kommunestyret).  

De personene som er lagt inn i dette teamet vil få tilgang til chat når de kommer inn i møtet.  

Legg så alle medlemmer/varamedlemmer som faktisk skal delta i møtet inn i obligatoriske deltakere.  

Om du ønsker andre fra administrasjonen eller eksterne som skal være med i møte, så kan disse legges under valgfrie deltakere. 

Innstillinger for fjernmøtet 

Gå til kalenderen i Teams og åpne møtet. 

Velg Alternativer for møter. Da vil du få opp skjermbildet under.

Her anbefales det at du setter «bare meg» under hvem kan presentere. Det vil bety at det bare er den som kaller inn til møte som kan starte og stoppe opptak av møtet hvis det er aktuelt. 

Blir det pauser kan man skrive i chat at det er pause og når man skal være tilbake.

Husk å mute slik at eventuelle private samtaler ikke blir med på opptaket. 



Til toppen

Sette opp saksliste

Slik setter du opp sakslisten (dagsorden/agenda) for Decisions møtet. 

I Microsoft Teams, i venstre del av skjermen, finn Teamet hvor møtet ligger. 

Klikk på kanalen og deretter på «Møter» fanen. (Merk: Kanalen og fanen heter sikkert noe annet enn det som er beskrevet her.) 



Klikk på det aktuelle møtet 

Tips: om du ikke ser det aktuelle møtet: Klikk på «+ Legg til» knappen, og finn møtet derfra. Dette forutsetter at møtet ligger i din kalender) 

Her kan du legge inn og redigere sakene i sakslisten for dette møtet.

Klikk på «+ Legg til» nederst for å legge til en ny sak.

Du kan sette av tid, legge inn tittel/navn og eventuell beskrivelse av saken. I tillegg kan du angi hvem som er ansvarlig for å presentere saken (en eller flere). Du kan laste opp vedlegg og definere sakstype («Orientering», «Vedtak», «Diskusjon»). 

Husk å klikke på «Lagre». 

Gjenta for å legge inn flere saker. 

Du kan også legge inn pauser.

Når du har lagt inn alle sakene kan du publisere agendaen/sakslisten, og gjøre den tilgjengelig for alle deltakerne. 

 Fra menyen oppe i høyre hjørne (tre streker) velger du «Publiser agenda» (Dersom agenda allerede er publisert vil du ikke se dette valget) 

Bekreft at du vil publisere ved å klikke «OK». Når agendaen publiseres, vil alle deltakerne (Team medlemmene) kunne se den. 

Til toppen

Opprette vedtak/utkast til vedtak 

Man kan opprette et eller flere utkast/innstillinger til vedtak på en sak. Dette kan gjøres før møtet begynner og mens møtet pågår. 

Det kan stemmes over disse underveis i møtet. 

Du kan gå frem på denne måten. 

Åpne Microsoft Teams og gå til Decisions agendaen for det aktuelle møtet. 

Klikk på saksmenyen (de tre prikkene) på den saken hvor det skal legges inn utkast til vedtaks, deretter klikk på «Nytt vedtak» 

Legg inn en tittel på vedtaket (f.eks. Rådmannens innstilling) og skriv deretter inn selve vedtaksteksten. 

Vedtaket kan ha status som «Utkast» eller «Vedtatt». Dersom det skal voteres må du sørge for at status er satt til «Utkast». 

Det er mulig å legge inn flere vedtak og alternative innstillinger til vedtak på samme sak. 

For å se eller endre på vedtak, klikk på «Vedtak» .



Til toppen

Gjennomføring av fjernmøte

I gjennomføring av fjernmøtet kan man både styre talelister og voteringer direkte fra sakslisten. Det er mest hensiktsmessig å åpne opp sakslisten på en egen skjerm slik at man kan følge Teams-møtet og se sakslisten side om side. 

For å åpne sakslisten i fullskjermsmodus trykker man på ikonet i Teams som vist under. 

Når møtet kjører kan man legge ut talelister og voteringer for de ulike sakene direkte fra sakslisten. Se avsnitt under. Det er lurt å informere deltakerene om at de finner talelister og voteringer i møtechaten underveis i møtet. 

Taleliste

Talelsisten blir lagt ut i møtechaten.

Fra de tre prikkene på sakslisten finner man Taleliste-funksjonen.

I sidepanelet kan man velge om man skal legge på tegnene for replikk og til forretningsorden og om det er andre i sekretariatet eller ordfører som skal kunne administreretalelistenved å trykke «Neste» (taler).

Et godt tips er å slå på hurtigknapp fortaleliste – da kan man legge ut talerlister med de samme innstillingene med ett klikk fra de andre sakene i møtet.






Til toppen

Hvordan starte og legge ut voteringer 

For å starte votering, klikk på de tre prikkene til høyre for vedtaket, deretter «Start votering» 

Sidepanelet åpnes. 

Du kan sende en varsling i Teams slik at deltakerne også kan stemme direkte fra møtechatten eller iPad/mobil-app.

Du kan velge om voteringen skal være åpen, delvis lukket eller fullstendig lukket. I tillegg kan man velge å tillate blanke stemmer. 

Klikk deretter «OK» for å starte voteringen. 

Mens voteringen pågår, vil dette være indikert med status «Votering pågår» 

Deltakerne kan avgi stemme ved å klikke «Stem». 

Blå pil opp viser antall stemmer «For». 

Oransje pil ned viser antall stemmer «Mot» 

Det grå tallet viser «Blanke stemmer» 

Du kan klikke på «Se resultat» mens voteringen pågår og når den er avsluttet. 

Man avslutter stemmegivingen ved å velge «Lukk votering» fra menyen. 

Fra menyen kan man også markere et vedtaksutkast som «Vedtatt» eller «Avvist». 

Votering over flere alternativer

Det er mulig å sette flere forslag til vedtak opp mot hverandre i en felles votering. Man velger to eller flere forslag til vedtak ved å huke av for disse – til venstre for vedtaksteksten.

Deretter klikker man «Start votering»

Man også kjøre slike voteringer i flere omganger.

I sidepanelet som åpnes må man angi en tittel for denne voteringsrunden. Man kan endre rekkefølge på vedtakene ved å dra og slippe.

Klikk «OK» for å starte voteringsrunden.

I det man klikker «OK» vil voteringen bli lagt ut i den valgte Teams chatten.

Deltakerne kan klikke «Stem» fra Teams chatten:

Deretter velger de det forslaget de vil stemme for og klikker "Stem" 

Til toppen

Stemmeregister

Man kan definere hvem som har stemmerett innenfor teamet ved å gå til hovedmenyen oppe til venstre i Decisions (til høyre i Teams) og velge Teaminnstillinger. Der kan man både definere hvem som har en administrativ rolle i møtet og huke av for hvem som har stemmerett. Det er også mulig å definere antall stemmer per deltager. Kun de som har stemmerett får mulighet til å stemme ved voteringer i teamet.

Når stemmeregisteret er satt opp vil man få en indikasjon på resultatsidene for voteringer hvor mange som har stemt i forhold til antall stemmeberettigete og en kjekk tooltip som viser hvem som ikke har stemt (ved åpne voteringer).

Det er alltid gjeldende status i stemmeregisteret som brukes når en votering startes. Det betyr at før en sak skal behandles så kan man oppdatere stemmeregisteret med for eksempel stemmerett til vara og fjerne stemmerett fra hovedrepresentanten. Når man så starter en votering vil det oppdaterte stemmeregisteret brukes. Etter den saken eller voteringen kan man gjerne oppdatere registeret før neste sak igjen hvis de stemmeberettigete skal endres.
Man kan også legge inn partitilhørighet i stemmeregisteret. Stemmeresultatet vil grupperes på partitilhørighet.

Koble til og delta i møtet

Du skal ha mottatt en møteinvitasjon eller en epost med informasjon om Teams møtet. Her skal det også være en lenke til Teams møtet enten på norsk eller engelsk:

1) Har du ikke brukt Microsoft Teams tidligere, kan du laste det ned som et program på datamaskinen din ved å trykke på «Last ned Windows-appen».

2) Du kan også koble til direkte i nettleseren ved å klikke "Bruk nettappen i stedet".

3) Eller klikk "Start nå" om du allerede har Teams.

Det finnes innstillinger for kamera og mikrofon i det du skal koble deg til møtet. Du klikker «Bli med nå» / «Join now» for å koble til.

Når du har kommet inn i møtet bør du åpne møte-chatten ved å klikke på snakkeboblen.



Til toppen

Taleliste - hvordan be om ordet

I møtechatten kan du be om ordet ved å klikke på “Raise hand”, du kan be om replikk ved å klikke på “Remark”. Det er møteleder som styrer hvilke alternativer som er tilgjengelig og hvem som har ordet.




Husk å skru på mikrofonen din når det er din tur til å snakke (og skru den av når du er ferdig).



Til toppen

Votering - Hvordan avgi stemme og se resultat

 Stemme fra møtechatten 

Etter å ha blitt med i Teams møtet bør du åpne møtechatten ved å klikke på snakkeboblen. 

Når det åpens for å votere over et vedtak vil dette dukke opp i chatvinduet, og du kan avgi din stemme eller se resultatet. 

Du kan kun stemme en gang, men du kan endre din stemme så lenge voteringen er åpen. 

Du vil få en bekreftelse etter du har stemt 

Tips: For å endre din stemme klikker du «Stem» en gang til, deretter «Endre» 

Deltakere kan også stemme fra iPad/mobilapp. Dette gjør det enkelt å kombinere det å ha deltagere tilstede fysisk og via Teams. Uavhengig om man sitter fysisk tilstede eller er med via video kan man da ha iPad eller mobil ved siden av seg og stemme og se resultatet i sanntid.

Når det åpens for å votere vil det dukke opp en varsling i appen, som viser hvilket møte og sak det gjelder og hvpor man kan direkte til avstemming.

iPad/Mobilappen kan lastes ned her: 

     

Til toppen

Eksterne brukere - hvordan logge seg på

Som ekstern gjestebruker må du gå igjennom noen tillatelser for å kunne logge deg på og delta.

Du skal ha fått en mail om at du er lagt til som gjest i teamet. Klikk på «Åpne i Microsoft Teams»

Merk: Den mail du har  mottatt vil avvike litt fra bildet over

Du får så opp en melding om å gå igjennom ulike tillatelser for å være gjestebruker. Les igjennom og klikk «Godta».

Som ekstern gjestebruker må du oppgi mer informasjon slik at din konto kan beskyttes.


Merk: Vil avvike fra bildet over

Ved å legge inn telefonnummeret ditt, vil du kunne motta en kode på SMS som du må bruke som ekstra sikkerhet når du skal logge inn.

Du får muligheten til å delta på møtet med tre ulike alternativer.

1) Har du ikke brukt Microsoft Teams tidligere, kan du laste det ned som et program på datamaskinen din ved å trykke på «Last ned Windows-appen».

2) Benytter du Microsoft Teams i dag og har allerede dette lastet ned, kan du bare logger deg inn med brukernavn (e-postadresse fra innkallelsen) og passord. Klikk på «Start nå»

Husk å bytte organisasjon i Teams om du er medlem av flere:

3) Om du ikke ønsker å laste ned Microsoft Teams som et program, kan du velge å delta via nettleseren din. Trykk på «Bruk nettappen i stedet», da vil Teams stare opp i nettleseren din.

Til toppen