Machen auch Sie in Ihren Meetings diese Fehler? Mit den folgenden Tipps glänzen Sie nicht nur als Führungskraft - auch Ihr Team wird Ihnen danken.
Machen auch Sie in Ihren Meetings diese Fehler? Mit den folgenden Tipps glänzen Sie nicht nur als Führungskraft - auch Ihr Team wird Ihnen danken.
Erfolgreiche Führungskräfte möchten leistungsstarke Teams aufbauen - mitunter können chaotische, unorganisierte Meetings jedoch den Erfolg behindern. Nach Angaben von Harvard Business Review geben ganze 71 % der befragten Führungskräfte an, das Meetings meist unproduktiv und ineffizient verlaufen.
Wenn Sie die Vorgehensweise bei Meetings in Ihrem Unternehmen anpassen, können Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern und fördern so eine fundierte Entscheidungsfindung und anregende Diskussionen.
Es gilt dabei nur, die folgenden gängigen Fehler zu umgehen, die Führungskräfte nicht selten bei der Leitung Ihrer Meetings unterlaufen:
1. Zeit verschwenden
Legen Sie bereits im Vorfeld die Dauer eines Meetings auf Grundlage der Entscheidungen, die getroffen werden müssen, fest. Dabei sollten Sie sich weniger an strikten Zeitfenstern wie beispielsweise 30 oder 60 Minuten orientieren - kann eine Entscheidung in 10 Minuten getroffen werden, setzen Sie das Meeting auf 10 Minuten an.
Jeff Haden beschreibt in einem Artikel auf Inc.com vom März 2017 folgendes Beispiel: “Ein Meeting, das um 9 Uhr beginnt, wird in den meisten Fällen bis 9:30 angesetzt, selbst wenn für eine Entscheidung nicht mehr als 10 Minuten nötig sind. Das erinnert an das Phänomen, das beim Kauf eines größeren Hauses auftritt: Nach und nach wird es mit Möbeln gefüllt, auch wenn keine weiteren Möbel benötigt werden.”
Vergeudete Zeit und langwierige, ausufernde Meetings können die Produktivität Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen und kosten Ihr Unternehmen unnötig Zeit und Geld. Kann eine E-Mail das Meeting ersetzen, streichen sie es. Betrifft der Grund für die Zusammenkunft nur drei der Mitarbeiter, laden Sie nur diese ein. Das spart allen Zeit.
2. Unvorbereitet loslegen
Wie schon Benjamin Franklin so treffend formulierte: „Wer in der Vorbereitung versagt, bereitet sich darauf vor, zu verlieren.“ Bei der Planung eines Team-Meetings könnte dies kaum passender sein!
Die Vorbereitung eines Meetings ist elementar für dessen Erfolg und garantiert, dass alle Beteiligten den größtmöglichen Nutzen aus der gemeinsamen Zeit ziehen können. So wird eine begründete Entscheidung erst möglich gemacht. Satte 31% der Befragten gaben “mangelnde Führungsqualitäten” als einen der drei Hauptgründe für das Scheitern von Meetings an. Unter die Vorbereitung sollte daher das Erstellen und gründliche Studieren der Agenda und der Unterlagen, das Festhalten Ihrer Gedanken und Fragen und schon vorab das Einleiten von Diskussionen mittels eines Collaboration-Tools wie Microsoft Teams fallen.
||Lesen Sie hier mehr dazu: Wie sich produktive Personen auf Meetings vorbereiten
Für Liana Kreamer - Hauptautorin einer kürzlich durchgeführten Studie, in der mehr als 1.000 Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen mit virtuellen Meetings befragt wurden - stellt die ausführliche Vorbereitung eines Meetings die beste Möglichkeit zur Verbesserung dar, die aber häufig außer Acht gelassen wird. “Sobald sich die Verantwortlichen eines Meetings darauf konzentrieren, dies voranzutreiben, werden sie von der Zunahme des Engagements ihres Teams bei diesen Treffen überrascht.”
3. Das Meeting nicht leiten
”Es kann sehr unangenehm sein, wenn ein Mitarbeiter seine Ideen einbringt und dann von einem der leitenden Angestellten oder einem Redner überrannt wird. Wird jemand zu einem Meeting eingeladen, dann deshalb, weil es für die Entscheidungsfindung unabdingbar ist - daher sollte jeder zu Wort kommen. Fördern Sie eine aktive Diskussion, indem Sie alle Beteiligten dazu ermutigen sich einzubringen. Übergehen Sie dabei auch die ruhigeren Teilnehmer nicht. Dabei kann der Einsatz einer Software nützlich sein, die den einzelnen Rednern Zeitfenster zuteilt und ihre Sprechdauer aufzeichnet. So wird jedem die Gelegenheit gegeben, sich zu äußern.
In seinem Artikel in der Harvard Business Review, Why Your Meetings Stink—and What to Do About It, schreibt Dr. Steven Rogelberg: “Versuchen Sie gleich zu Beginn des Gesprächs eine führende Funktion einzunehmen, Fragen zu stellen, andere einzubeziehen, aktiv zuzuhören, Bedenken zu äußern und bei Konflikten zu vermitteln. Natürlich gehört es auch zu den Aufgaben einer Führungskraft die eigenen Ansichten vorzutragen und die Richtung eines Gesprächs vorzugeben, um die Diskussion voranzubringen. Entscheidend für eine erfolgreiche Gesprächsführung ist allerdings vielmehr das Verständnis, dass Sie in erster Linie eine unterstützende Rolle einnehmen sollten.”
4. Keine Zuständigkeiten festlegen
Ganze 40% der Befragten machten “unklare Entscheidungen, Vorgaben oder nächste Schritte” für das Scheitern von Meetings verantwortlich, was dies zum drittwichtigsten Grund macht. Fokussieren Sie sich als Führungskraft auf die Entscheidungen, die von der Gruppe getroffen werden müssen und schaffen sie ein Arbeitsumfeld, in dem auch die auf das Meeting folgenden Handlungsschritte klar definiert werden können.
Erstellen Sie deshalb Agendas, die ein klares Ziel formulieren, wie beispielsweise die Auswahl eines Anbieters einer Meeting-Management-Software. Legen sie dann konkrete Aufgaben und die nächsten Schritte fest. Schließlich ist ein Beschluss kein Beschluss, wenn er nie getroffen wird. Bestimmen Sie klar, was, wer und wann entscheidet und beenden Sie das Meeting nie mit einer nicht klar festgelegten Aufgabenverteilung.
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Die besten Beziehungen am Arbeitsplatz entstehen, wenn Menschen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und sich darauf verlassen können, dass auch alle anderen ihren Verpflichtungen nachkommen. Ein leistungsstarkes Team ist auf konkrete Ergebnisse und sinnvolle Ziele ausgerichtet. Meetings sollten dabei ein Ort der Realisierung dieser Dinge sein. Die Führungskräfte stehen in der Verantwortung diese starke Team-Verbundenheit und eine erfolgreiche Meeting-Kultur zu schaffen. Welche Art von Führungskraft möchten Sie sein?
Wie handhaben Sie derzeit Ihre Meetings?
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