Customer Stories

Med Decisions ble det digitale kommunestyremøtet i Ålesund en suksess

Ønsker du mer effektiv møtegjennomføring med elektronisk votering og talerliste? Kontakt oss for en demo idag.


Decisions + Microsoft Teams har gjort gjennomføringen av digitale, politiske møter i Ålesund mer effektive, med dynamisk saksliste, elektronisk votering og talerlister.

Da Ålesund kommune måtte arrangere sine politiske møter via videokonferanse, grunnet COVID-19-pandemien, sto de overfor lovgivningsmessige og teknologiske utfordringer.

Det er ikke rom for feil, sier Dagrun Lorgen Jensen, leder for politisk sekretariat i Ålesund kommune. Politiske møteprosesser er formelle og lovregulerte. Det er derfor viktig at teknologien knyttet til digitale møter muliggjør sikker gjennomføring og transparente prosesser. Microsoft Teams og Decisions leverer på dette.

I forhold til andre kommuner har Ålesund en unik utfordring: Kommunen er en samling av fem sammenslåtte kommuner, noe som gjør kommunestyret til det største i Norge. Kommunestyret består av 77 representanter i tillegg til varamedlemmer, og dermed en samlet deltagerliste på nesten 200.

Først måtte loven oppdateres på nasjonalt og lokalt nivå, da tidligere lovgivning ikke tillot gjennomføring av møtene digitalt. Neste trinn var å identifisere en teknologiløsning som muliggjorde videomøter der folkevalgte enkelt kunne delta og aktivt bidra i det politiske ordskiftet. Ålesund kommune var allerede i gang med å implementere Office 365 og Microsoft Teams, og håpet å finne en løsning for å komplimentere denne plattformen med sikker votering og styring av innlegg og replikker.

Decisions – "Løsningen”
Microsoft Teams og Decisions ga Ålesund kommune den teknologien de trengte for å avholde digitale politiske møter. Decisions, den eneste møtegjennomføringsløsningen som er integrert i Teams og som muliggjør en organisert møteprosess gjennom sikker digital votering og ordnede talerlister.

Sikker votering
Nøyaktig og transparent votering er avgjørende for den demokratiske prosessen.

Tidligere i fysiske politiske møter måtte Jensen og resten av sekretariatet i Ålesund kommune telle stemmene manuelt ved å gå rundt i rommet. Det er alltid en risiko for feiltelling, og utfordringen var å minimere denne risikoen også under virtuelle møter. Ålesund kommune bruker derfor voteringsmodulen fra Decisions for en sikker og effektiv voteringsprosess.

Folkevalgte avgir sin stemme med ett klikk gjennom Decisions for Microsoft Teams. Stemmene kan avgis enten via Teams chat, mobilapp eller epost. Decisions registrerer og viser voteringsresultater fordelt på politisk parti, noe som gjør det enda enklere og mer transparent for media og innbyggere å se resultatene av avstemmingene fortløpende - og enklere for Jensen og sekretariatet å føre riktig protokoll. Utviklingsteamet i Decisions var i stand til å inkludere tilbakemeldinger fra Ålesund kommune i den nyeste versjonen av voteringsløsningen, noe som muliggjør at politisk sekretariat enkelt kan legge til en stemme manuelt, dersom en folkevalgt opplever et system- eller internettproblem.

Under fysiske møter har vi flere mennesker som går rundt i salen for å telle stemmer,” fortsetter Jensen. “Decisions sparer oss tid og ressurser, samtidig som løsningen gir oss løpende informasjon om voteringen. Vi planlegger å fortsette å bruke applikasjonen selv når vi kommer tilbake til fysiske møter.

Bestilte talerliste fra Decisions
I starten av pandemien forhørte Microsoft Norge seg om Decisions kunne utvide løsningen til å støtte kunder i offentlig sektor. Decisions skapte voteringsløsningen nevnt ovenfor, og i tillegg en helt ny løsning for å styre talerlister og replikker.

Talerlisteløsningen tar generell håndsopprekning til et helt nytt nivå. Med en ordnet oversikt over hvilke politikere som har bedt om ordet først, og mulighet for andre deltagere til å raskt markere seg for replikk, eller gi tegn til forretningsorden. Sammen gir det en sømløs opplevelse der både representanter og ordfører kan følge ordstyringen i sanntid. For Ålesund kommune er talerlisteløsningen en forbedring i forhold til fysiske møter, der det i en gruppe på nesten 100 er vanskelig å se hvem som ber om ordet og i hvilken rekkefølge.

Jensen sier: "Kombinasjonen av Decisions og Microsoft Teams gir en mer demokratisk prosess ved å sikre at hver folkevalgtes stemmer blir hørt og talt."


Decisions for politiske møter
Ønsker du mer effektiv møtegjennomføring med elektronisk votering og talerliste? Kontakt oss for en demo idag. 

Similar posts

Get notified on new meeting and productivity insights

Sign up for our monthly newsletter full of meeting productivity and collaboration tips, tricks and real-world examples. See how the future of work is already upon us.